El proceso de aprobación del Portal de Cobre proporciona control empresarial sobre los movimientos de dinero a través de un flujo de trabajo de verificación dual. Este mecanismo de doble control garantiza que las acciones de pago sean revisadas y autorizadas antes de la ejecución, protegiendo a tu organización de errores y transacciones no autorizadas mientras mantiene la eficiencia operativa.Beneficios Clave#
Seguridad Mejorada: Requiere múltiples partes para revisar transacciones de alto valor o sensibles
Riesgo Reducido: Detecta errores antes de que se procesen los pagos
Control Flexible: Aplica aprobaciones a nivel de pago individual o lote
Rastro de Auditoría: Rastrea quién creó y quién aprobó cada pago
Cómo Funciona el Sistema de Aprobación#
Requisitos de Aprobación por Rol#
El sistema determina los requisitos de aprobación basándose en los roles de usuario:Roles de Creador: Siempre requieren aprobación. Los usuarios con permisos de creador pueden iniciar pagos pero no pueden autorizar sus propias transacciones.
Usuarios Admin: Tienen la flexibilidad de elegir. Al crear un pago, los admins pueden decidir si necesita aprobación o puede procesarse inmediatamente.
Estados del Flujo de Trabajo de Aprobación#
Cada pago se mueve a través de un flujo de trabajo claro:| Estado | Descripción |
|---|
| Necesita Aprobación | El pago está esperando autorización de un aprobador |
| Aprobado y Procesando | El pago ha sido autorizado y se movió a procesamiento |
| Cancelado | El pago fue rechazado y no será procesado |
Navegación y Filtrado#
La sección de Aprobación incluye:Navegación por pestañas entre vistas Unitaria y de Lotes
Paginación para navegar a través de múltiples páginas de pagos
Filtros de estado en vistas de detalle de lotes
Funcionalidad de búsqueda para encontrar rápidamente lotes específicos
Gestión de Aprobaciones#
Acceso a la Sección de Aprobación#
Navega a Inicio → Movimientos de Dinero → Aprobaciones para ver todos los pagos que requieren tu acción.La sección de Aprobaciones muestra:Número de pagos esperando aprobación en la pestaña "Unitaria"
Número de lotes esperando aprobación en la pestaña "Lotes"
Detalles del pago incluyendo monto, moneda, origen, destino y tipo
Fecha de creación y estado actual
Revisión de Pagos Individuales#
Para aprobar o rechazar pagos individuales:1.
Ve a la pestaña Unitaria en la sección de Aprobaciones
2.
Haz clic en cualquier fila de pago para abrir el detalle
3.
Encuentra ahí la información del pago:Cuentas de origen y destino
Tipo de pago (SPEI, Fast Pay, ACH, etc.)
Fecha de creación y creador
4.
Haz clic en Aprobar o Rechazar basándote en tu revisión
5.
Completa la verificación MFA (Autenticación Multifactor)
Nota: MFA es requerido para todas las acciones de aprobación para garantizar la seguridad.
Acciones Masivas para Múltiples Pagos#
Cuando necesitas procesar múltiples pagos de manera eficiente:1.
Selecciona hasta 50 pagos usando las casillas de verificación en el lado izquierdo de cada fila
2.
Usa los botones de acción masiva que aparecen en la parte superior
3.
Elige Aprobar o Rechazar para aplicar la acción a todos los pagos seleccionados
4.
Completa la verificación MFA
Aprobaciones a Nivel de Lote#
Entendiendo las Aprobaciones de Lote#
Cuando se cargan archivos de pagos masivos, todo el lote y sus pagos se marcan como Pendientes de Aprobación. Esto te permite aprobar o rechazar lotes completos de una vez, agilizando el procesamiento de pagos de alto volumen.Importante: Las decisiones a nivel de lote solo afectan pagos marcados como "Necesita Aprobación". Si pagos individuales en el lote ya han sido aprobados o rechazados, esas decisiones permanecen sin cambios.
Cómo Aprobar o Rechazar Lotes#
1.
Navega a Inicio → Movimientos → Aprobaciones → pestaña Lotes
2.
Revisa la lista de lotes mostrando:Número de pagos en el lote
3.
Haz clic en el nombre de un lote para abrir la vista de detalle
4.
Revisa los pagos individuales dentro del lote; pasa el mouse para rechazar o aprobar esa transacción individual
Nota: Las transacciones creadas desde la sección de lotes también deben ser aprobadas en lote. Si rechazas una de las transacciones dentro del lote, esa transacción no será procesada cuando apruebes el lote completo.
5.
Usa los botones Aprobar o Rechazar en la parte superior para aprobar todo el lote
6.
Completa la verificación MFA
Comportamiento de Aprobación de Lote#
Cuando apruebas o rechazas un lote:Los pagos con estado "Necesita Aprobación" serán aprobados/rechazados
Los pagos ya aprobados o rechazados permanecen sin cambios
El sistema actualiza solo las decisiones pendientes, preservando cualquier acción individual tomada previamente
Funciones Adicionales#
Reportar un Problema#
Si notas algún problema con un pago:1.
Abre el panel de detalle del pago
2.
Haz clic en la opción Reportar Problema en el menú de acciones
3.
Proporciona detalles sobre el problema para investigación
Integración con Reglas de Control Dual#
El proceso de aprobación funciona sin problemas con las Reglas de Control Dual configuradas en la sección de Seguridad. Estas reglas te permiten:Requerir múltiples aprobadores para transacciones por encima de ciertos umbrales
Hacer cumplir jerarquías de aprobación específicas
Establecer diferentes requisitos basados en el tipo de pago o destino
Mejores Prácticas#
Para Flujos de Trabajo de Aprobación Eficientes#
Revisa cuidadosamente los detalles del pago antes de aprobar, verificando montos y cuentas de destino
Usa acciones masivas al procesar pagos similares para ahorrar tiempo
Aprovecha las aprobaciones a nivel de lote para cargas de archivos grandes
Configura Reglas de Control Dual apropiadas basadas en la tolerancia al riesgo de tu organización
Para Seguridad#
Nunca compartas códigos MFA o credenciales de aprobación
Revisa destinos de pago desconocidos antes de aprobar
Rechaza pagos sospechosos y repórtalos inmediatamente
Revisa regularmente los permisos de aprobación para tu equipo
Preguntas Frecuentes#
¿Puedo aprobar mis propios pagos?
No, si tienes un rol de Creador. El sistema maker-checker requiere separación entre el creador del pago y el aprobador. Los usuarios Admin pueden crear pagos que eviten la aprobación, pero esto debe usarse con criterio.¿Qué pasa si apruebo un lote con estados de pago mixtos?
Solo los pagos marcados como "Necesita Aprobación" serán afectados. Los pagos ya aprobados, rechazados, o en otros estados permanecen sin cambios.¿Cuántos pagos puedo aprobar a la vez?
En la vista Unitaria, puedes seleccionar y aprobar hasta 50 pagos simultáneamente. Para volúmenes mayores, usa aprobaciones a nivel de lote.¿Es MFA requerido para cada acción de aprobación?
Sí, MFA es obligatorio para todas las acciones de aprobación y rechazo para garantizar la seguridad. Esto se aplica a pagos individuales, acciones masivas y decisiones a nivel de lote.¿Puedo ver quién creó un pago?
Sí, los detalles del pago incluyen la información del creador y la marca de tiempo de creación, proporcionando visibilidad completa del ciclo de vida del pago.
Obteniendo Ayuda#
Si encuentras problemas con el proceso de aprobación o tienes preguntas sobre el flujo de trabajo específico de tu organización:Contacta a tu administrador de cuenta para revisar la configuración de permisos
Comunícate con el soporte de Cobre para asistencia técnica
Ve a Configuración → Seguridad para verificar la configuración de Reglas de Control Dual
